Thủ tục cấp đổi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ)

29/08/2025 | CÔNG CHỨNG MUA BÁN, TẶNG CHO

Trong quá trình sử dụng đất, vì nhiều lý do khác nhau như mờ thông tin, thay đổi về diện tích, thông tin chủ sở hữu… người sử dụng đất cần thực hiện thủ tục cấp đổi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Trong bài viết dưới đây, Công chứng Gò Mây sẽ giúp bạn nắm rõ hồ sơ cần chuẩn bị và trình tự cấp đổi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất theo quy định mới nhất tại Quyết định 3380/QĐ-BNNMT 2025 do Bộ Nông nghiệp và Môi trường ban hành.

Đối tượng thực hiện thủ tục

Theo Quyết định 3380/QĐ-BNNMT năm 2025, những đối tượng được phép thực hiện thủ tục bao gồm:

Các tổ chức trong nước, tổ chức tôn giáo và đơn vị trực thuộc; tổ chức nước ngoài có chức năng ngoại giao; tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài; cá nhân, tổ chức nước ngoài; người gốc Việt Nam định cư ở nước ngoài.
Cá nhân và cộng đồng dân cư.

Hồ sơ cần chuẩn bị

Người nộp hồ sơ cấp đổi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

Đơn đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất theo Mẫu số 18 ban hành kèm Nghị định 151/2025/NĐ-CP. Trường hợp hộ gia đình muốn ghi rõ tên tất cả thành viên có chung quyền sử dụng đất thì trong đơn phải thể hiện đầy đủ thông tin của các thành viên này.
Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đã được cấp.
Mảnh trích đo bản đồ địa chính thửa đất, áp dụng cho:

– Trường hợp thửa đất đã được trích đo nhưng ranh giới không thay đổi.

– Trường hợp người sử dụng đất có nhu cầu đo đạc lại để xác định diện tích hoặc kích thước cạnh khi thực hiện cấp đổi Giấy chứng nhận.

Cơ quan thực hiện thủ tục cấp đổi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

Cơ quan có thẩm quyền quyết định:

– Đối với tổ chức trong nước, tổ chức tôn giáo, tổ chức trực thuộc tôn giáo, tổ chức nước ngoài có chức năng ngoại giao, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài, tổ chức và cá nhân nước ngoài: Thủ tục do Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện.

– Đối với cá nhân, cộng đồng dân cư, người gốc Việt Nam định cư ở nước ngoài: Thủ tục do Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện.

Cơ quan trực tiếp tiếp nhận và xử lý hồ sơ: Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai.
Cơ quan phối hợp (nếu có): Cơ quan thuế.

Cách thức nộp hồ sơ

Người dân, tổ chức có thể lựa chọn một trong các hình thức nộp sau:

Nộp trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công, Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai.
Gửi hồ sơ qua dịch vụ bưu chính.
Thực hiện nộp hồ sơ trực tuyến trên Cổng dịch vụ công.
Nộp tại địa điểm khác theo thỏa thuận giữa người yêu cầu đăng ký và Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai.

Các bước thực hiện thủ tục cấp đổi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

Bước 1: Nộp hồ sơ

Khi nộp giấy tờ, người dân có thể:

Nộp bản sao và xuất trình bản chính để đối chiếu;
Hoặc nộp bản chính;
Hoặc nộp bản sao đã công chứng/chứng thực hợp lệ.

Trường hợp nộp hồ sơ trực tuyến, các giấy tờ phải được số hóa từ bản chính hoặc bản sao có công chứng, chứng thực. Nếu nộp bản sao hoặc bản số hóa thì khi nhận kết quả, người nộp phải xuất trình bản chính để đối chiếu theo quy định.

Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ

Cơ quan tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm:

Kiểm tra thành phần hồ sơ; cấp Giấy tiếp nhận và hẹn trả kết quả.
Nếu hồ sơ chưa đầy đủ: trả lại kèm Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện.
Nếu Trung tâm Phục vụ hành chính công tiếp nhận: hồ sơ sẽ được chuyển đến Văn phòng đăng ký đất đai hoặc chi nhánh để xử lý.

Bước 3: Thẩm tra và xử lý tại Văn phòng đăng ký đất đai

Văn phòng đăng ký đất đai/Chi nhánh thực hiện các công việc sau:

Xác minh tình trạng hôn nhân (qua cơ sở dữ liệu quốc gia); nếu không tra cứu được thì yêu cầu giấy đăng ký kết hôn hoặc giấy tờ hợp lệ khác.
Kiểm tra thực địa nếu thông tin trên Giấy chứng nhận cũ không khớp thực tế.
Ký duyệt mảnh trích đo địa chính hoặc trích đo bản đồ địa chính khi cần thiết.
Gửi Phiếu chuyển thông tin nghĩa vụ tài chính cho cơ quan thuế (nếu có phát sinh).
Cập nhật biến động vào hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu đất đai.
Cấp và trao Giấy chứng nhận mới cho người sử dụng đất.

Trường hợp đang thế chấp:

Thông báo danh sách cấp đổi cho bên nhận thế chấp;
Ghi nhận thông tin thế chấp trên Giấy chứng nhận mới;
Tổ chức trao Giấy chứng nhận mới với sự tham gia của cả 3 bên: Văn phòng, người sử dụng đất, bên nhận thế chấp;
Người sử dụng đất nhận Giấy chứng nhận mới để bàn giao lại cho bên nhận thế chấp;
Bên nhận thế chấp có trách nhiệm nộp lại Giấy chứng nhận cũ cho Văn phòng đăng ký để quản lý.

Thời hạn giải quyết cấp đổi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

Không quá 05 ngày làm việc (15 ngày tại vùng núi, hải đảo, vùng khó khăn) đối với:
- Đổi Giấy chứng nhận cấp trước 01/8/2024 sang mẫu mới.
- Giấy chứng nhận bị ố, nhòe, rách, hư hỏng.
- Giấy chứng nhận cấp chung nhiều thửa, nay tách riêng.
- Một số thửa đất trong giấy chứng nhận cấp chung bị thu hồi.
- Mục đích sử dụng đất khác với phân loại hiện hành.
- Vị trí thửa đất trên giấy chứng nhận không đúng thực tế.
- Giấy chứng nhận tài sản chung vợ chồng nhưng chỉ ghi tên một bên.
- Giấy chứng nhận ghi tên hộ gia đình, nay muốn ghi đầy đủ các thành viên.
Không quá 10 ngày làm việc (20 ngày tại vùng núi, hải đảo, vùng khó khăn) đối với trường hợp đổi giấy do thay đổi kích thước cạnh, diện tích, số hiệu thửa đất sau đo đạc nhưng ranh giới không thay đổi.
Cấp đổi đồng loạt cho nhiều người do đo đạc bản đồ địa chính: Thời gian giải quyết theo dự án được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.

Hy vọng bài viết trên đây đã giúp bạn nắm được thủ tục cấp đổi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Mọi hỗ trợ liên quan đến tư vấn pháp luật hoặc các dịch vụ công chứng, chứng thực đảm bảo an toàn pháp lý, vui lòng liên hệ Văn phòng Công chứng Gò Mây!